Conduite de réunions

Conduite de réunions.

« Les idées du groupe ne sont pas les idées imposées
par une personnalité dominante auxquelles on se rallie,
mais les idées originales et nouvelles nées de la confrontation
et de l’opposition des points de vue personnels »

Trois conditions requises en chaque participant pour un fonctionnement optimum :

1. Donner son opinion personnelle subjective (aliment de la discussion).
2. Ecouter les opinions des autres.
3. Pouvoir mobiliser son propre système d’opinions pour intégrer les informations ainsi reçues et participer à la recherche d’une solution commune.

Cinq conditions pour la participation active des membres :

1. Le nombre.
Nombre optimal : de 5 à 10 personnes.

2. Le degré de « maturité » du groupe,
Auquel est lié le degré de richesse des échanges.

 Le degré de maturité du groupe ne dépend pas de la maturité de chaque individu. Mais bien du groupe comme étant un individu propre.

 Il y a plusieurs stades au développement affectif d’un groupe, et c’est lorsque le groupe atteint le 3ème stade qu’il peut être considéré comme tel :
o Etape 1 : Etablissement de la sécurité dans la situation globale et dans l’être-en-groupe.
o Etape 2 : Etablissement de la confiance interpersonnelle.
o Etape 3 : développement de la participation, qui exige :
• La sécurité, la confiance, et la spontanéité, déjà établies par les étapes antérieures.
• Une connaissance et un ajustement des objectifs personnels respectifs.
• La conscience claire de la différence qu’il y a entre la participation comme coopération (travailler ensemble), et l’accord verbal, même unanime.
o Etape 4 : Structuration autonome du groupe.
o Etape 5 : Autorégulation du fonctionnement du groupe.
 C’est la participation qui assure la coopération et les échanges, qui existe lorsque sont dépassés les problèmes liés à :
o La définition des objectifs communs (et de l’idéologie du groupe), fondement de la volonté d’être là.
o L’interconnaissance.
o La confiance mutuelle.
o La communication (intercompréhension des messages émis, acceptation de chacun par chacun).
o L’ajustement des objectifs et des attentes de chacun dans le groupe.
o L’égalité de droit des « participants à participer.
 La participation se mesure pleinement et se mesure par le nombre et la valeur des interactions.
o Attention, l’échange est riche entre deux participants, mais le groupe est mort : Veiller à la multiplicité des interactions, entre TOUS les participants.
o Attention, les interactions sont la nourriture du groupe, il ne faut pas confondre interaction et tension. Attention aussi, par crainte de la tension, de tendre vers l’« accord à tout prix ».

3. Les conditions matérielles proprement dites.
 Préparation de la réunion :
o Informations concernant le but de la réunion : convocations, ordre du jour,…
o Indications claires de la part de l’animateur en début de réunion sur la manière dont il conçoit et jouera son rôle.
 L’ambiance : la tranquillité, l’absence de perturbations, ou de pressions venant de l’extérieur, le confort suffisant,…
 La durée : Pour un groupe de travail, le temps normal est de 2h30 à 3h00.
 La disposition spatiale : Les tables rondes, ovales ou le cercle favorisent les interactions.

4. Le moral du groupe.
 Le moral du groupe dépend de son degré de maturité.
 Trois facteurs sont à ajouter :
o Influence de la situation extérieure du groupe : un groupe qui délibère au centre d’observateurs, un comité réunit en urgence pour une décision grave, des membres qui sont les porte-paroles / émissaires (officiels ou non), d’un groupe de pression extérieur à qui il fera un compte-rendu,…
o Influence du passé du groupe : l’ambiance des réunions passées laisse une trace…
o Influence de l’image de l’avenir : l’identification d’un avenir motive les troupes !

5. La qualité de la conduite de la réunion par son président ou son animateur.
 Présence au groupe :
o Vigilance à 100% à l’égard de « ce qui se passe » au niveau émotionnel.
o Perception et diagnostique intérieur permanent quant aux phénomènes psychologiques qui se produisent dans le groupe « ici et maintenant ».
 Souci de faire progresser le groupe.
o Garder les objectifs en vue.
o Veiller à : la progression du groupe, les étapes de maturité, au temps disponible, à l’utilité de ce qu’il dit lui-même.
 Conscience permanente de ses attitudes personnelles :
o Rôles, attitudes, actions.
o Veiller constamment à son propre comportement.
 Effort continu pour développer ou maintenir un haut degré de participation.
o Donc : développer les interactions !
 Aptitude à changer de rôle au moment où il le faut.
o Chaque sujet abordé exige un type spécifique de gestion de groupe : en fonction de cela, l’animateur devra donc changer de rôle.
Par exemple : gestion de conflit, prises de décisions, informations,…



Les réunions-discussions
Il existe un grand nombre de types de réunions ; est résumée ici celle qui semble le mieux correspondre à la réalité de la fédé. D’autres seront peut-être à explorer selon les besoins.

Rôle de l’animateur
Modérateur/régulateur : l’animateur est le gardien de l’indispensable égalité de droit de tous les participants.

Il a la responsabilité :
- De la production du groupe dans le temps imparti ;
- De la facilitation de la participation de chacun et des interactions
- De la régulation de la progression générale.

A partir du moment où la réunion est lancée, tout doit venir des participants en ce qui concerne le contenu, même en ce qui concerne l’élaboration du plan de réunion !

Préparation
- Conditions matérielles (voir ci-dessus)
- 3 tableaux : un pour le plan de la réunion, un pour les idées en réserve, un dernier pour les conclusions acquises.
- Préparation du sujet et de la manière de le traiter :
*POUR/CONTRE/BILAN ; Autrement dit, avantages, inconvénients, évaluation.
*SITUATION ACTUELLE/CAUSES ACTUELLEMENT CONNUES / SOLUTIONS ; description de ce qui ne va pas, recherche des causes et des issues.
*ETUDE DE PROBLEME ; avec ses contraintes et ses variables, en vue des solutions.
*CONCILIATION D’OPINIONS DIVERGENTS.
- Partager le plan de la réunion / ordre du jour (objectif et objet)
- Etablir l’objectif de la réunion : débat avec confrontation d’opinions, commission à responsabilités, entrainement ou formation,… ?

Déroulement
L’ouverture :
- Accueil, tour de table (chacun dit son intérêt ou son expérience du sujet traité).
- L’animateur définit les objectifs du groupe et de la réunion.
- Il définit ensuite son rôle, et la manière dont il souhaite conduire la réunion.
- L’animateur présente le thème de la discussion, selon le schéma qu’il a préparé, et clôture en résumant l’objet propre de la réunion.

Déroulement de la discussion :
- Phase 1 : Phase d’échauffement et de confrontation des opinions. Le rôle de l’animateur va consister à obtenir l’opinion de chaque membre et à rechercher leur confrontation, sans avoir peur des divergences qu’il faut au contraire souligner !
- Phase 2 : Elaboration en commun d’un plan de travail. L’animateur doit obtenir un plan recueillant l’accord général et pour cela faire la synthèse des propositions. Le plan est écrit au tableau 1.
- Phase 3 : Discussion réglée par les points successifs du plan. Chaque point doit faire l’objet d’une synthèse partielle écrite au tableau.
- Phase 4 : Synthèse finale qui doit recueillir l’accord du groupe.

Techniques de l’animateur
- La reformulation des opinions individuelles, opération qui facilite l’expression et oblige les autres à écouter ; stimule les interactions.
- La synthèse, à différents niveaux : Reformulation-synthèse d’une intervention un peu longue, synthèse entre deux ou plusieurs opinions, synthèse par phase, synthèse partielle par point du plan, synthèse finale.

Autre outils :
- La question-test : Permet de définir un mot ou un concept, pour que tout le monde comprenne la même chose.
- L’appel direct à la participation :
Pour faire intervenir quelqu’un qui ne participe pas, ou quelqu’un qui semble vouloir s’exprimer.
- La question-écho : La question posée par un participant à l’animateur lui est renvoyée sous la même forme en lui demandant de donne sa propre réponse.
- La question-relais :
L’animateur renvoie la question posée, mais à un autre participant.
- La question-miroir :
L’animateur renvoie la question posée à l’ensemble du groupe.
- La relance : ou rappel d’une question antérieurement posée à laquelle le groupe n’a pas répondu.
- Le reflet-élucidation : ou analyse du sens d’une intervention au niveau du vécu du groupe, c’est-à-dire ce qui se passe ici et maintenant au niveau affectif.


Moments difficiles
Outre les tensions négatives qui freinent ou bloquent le groupe, celui-ci peut être confronté à certaines difficultés :

- Le silence prolongé d’un participant : renouveler l’appel à la participation. Et si vraiment la situation dure, de réunion en réunion, demander à l’ensemble du groupe comment il interprète le silence de Mr X. ou Mme Y.
- Le bavardage intempérant d’un participant : résumer tout en reformulant sans y attacher d’abord d’importance. Ensuite, en cas de gêne du groupe, rappeler au participant l’horaire et la nécessité d’une expression égalitaire de chacun, en lui demandant clairement d’être bref. Finalement, on peut lui couper la parole pour la donner à un autre, ou en profiter pour faire appel à un silencieux.
NB – Une « agression » effectué par l’animateur sur un des participants, peut entrainer une solidarité du groupe avec le membre concerné, et donc une alliance tacite contre l’animateur.
- Le leader :
Profitant que l’animateur n’intervienne pas sur le fond, il tente d’imposer ses idées et méthodes.
L’animateur doit continuer à ne pas s’impliquer et donc ne pas s’irriter intérieurement devant un « rival ». L’animateur doit continuer à favoriser l’égalité de droit à la participation. Et peut donc, après avoir reformulé l’avis du leader, ajouter que « c’est avis parmi d’autres, merci de l’avoir partagé si spontanément ; tout le monde a le même droit d’avoir et d’exprimer son opinion personnelle. Quelqu’un pense-t-il différemment ? »
Si le leader ne tente pas d’imposer son opinion, seulement de dynamiser le groupe : laisser faire ! Intervenir seulement si les interventions du leader créent une tension, ou créent l’apathie du groupe (questionner alors le groupe sur son apathie).
- Le déviant : Il s’agit d’un participant, qui, enfermé dans un système, tente d’entrainer le groupe sur un sujet, ou un problème plus ou moins hors sujet. Inscrire alors ce sujet sur le tableau et y revenir en temps voulu. SI l’opposition est systématique, se demander si ce n’est pas un saboteur.
- Le saboteur systématique : c’est une vraie maladie pour la réunions-discussions. Il faut cependant être sûr de son diagnostic. Et éventuellement interrompre la réunion pour aller le trouver et lui exposer son propre système. Si ça ne suffit pas, il convient d’exposer au groupe calmement et en réunion, les procédés de sabotage utilisés « que faisons-nous ? ».
- Les fuites du groupe : lorsqu’un sujet délicat est abordé, on peut constater des « fuites », c’est-à-dire des conduites d’évitement par peur de se « mouiller », d’être jugé, peur des conclusions auxquelles on peut arriver, Le groupe « glisse » discrètement sur un autre sujet, réclame une pause,… Après 2-3 glissements de la sorte après que l’animateur ait ramené le sujet sur le tapis, il s’agit d’utiliser la technique de « l’affichage des risques » : l’animateur formule l’obstacle-problème en soulignant qu’il est difficile et délicat de l’aborder. L’animateur propose alors de ne pas l’aborder (ce qui procure un sentiment de soulagement général), mais bien de savoir pourquoi on la laisse de côté, de faire la liste des « risques ». L’animateur écrit les risques au tableau, au fur et à mesure, en les reformulant. Attention à bien tout écrire ! Ne pas sous-estimer certains risques. Après cette tactique, le problème devrait avoir perdu son caractère de « risque ».
- Les silences du groupe : L’animateur doit résister à la tentation de rompre le silence, et laisser à un participant le soin de le faire, car cela participe à la dynamique de celui-ci. Si il y a un excès de silences répétés, témoins d’une tension, il faudra alors poser la question au groupe du pourquoi ce silence.

Conclusion : Les réunions-discussions bien conduites ont un triple effet :
- Elles atteignent les objectifs du groupe, ce qui confirme leur efficacité.
- Elles permettent la circulation des informations partielles détenues par les participants et viennent accroitre la somme d’informations à disposition.
- Elles ont un effet important « d’éducation sociale ».


L’évaluation des réunions.
Evaluer la réunion, c’est se poser trois questions :
- Que s’est-il passé ?
- Dans quelle mesure nos objectifs ont-ils été atteints ?
- Quel est le degré de satisfaction ou d’insatisfaction des participants ?

Une évaluation est indispensable, afin d’ajuster les modalités des prochaines réunions, pour tenir compte des imperfections signalées, et pour améliorer la participation future, grâce à la prise de conscience des rôles joués, des attitudes, des causes de malaise ou de perte d’énergie.

Diverses possibilités pour l’évaluation :
- L’évaluation sur le camp : L’animateur pourrait envisager de faire l’évaluation dans les 10 minutes qui précédent sa synthèse. ATTENTION : il est très rare que cette formule soit opportune, car elle prend bien souvent trop de temps et fait office de « seconde réunion ».
- La réunion d’évaluation : Après 3-4 réunions de fond, il est intéressant de consacrer une réunion à l’évaluation de « comment on fonctionne ».
- L’évaluation préliminaire : phase d’ouverture d’une séance lorsque celle-ci suit une séance longue, ou une journée de session. Dans ce cas, l’évaluation de la séance antérieure débouche naturellement sur la formulation des attentes concernant la réunion qui va s’ouvrir.
- Le questionnaire d’évaluation : Distribué à la fin d’une séance et ramassé 10’ après. Ou envoyé après le temps de réflexion nécessaire (attention : 50% de retours seulement). L’évaluation, après recueil des impressions et jugements, doit faire l’objet d’une synthèse ou d’un compte-rendu.
- La réunion d’évaluation du groupe en auto-régulation : l’animateur remet au groupe un « guide d’évaluation » et le groupe est en charge de se réunir sans l’animateur pour procéder à l’évaluation. Dans ce cas, il faudra prendre un moment lors de la réunion suivante pour revenir dessus.

Contrôle des suites.
La motivation sera bien plus importante, si les participants sentent que les réunions ont un réel effet. Il est important de pouvoir contrôler les suites de la réunion, et d’en informer le groupe. Voire même d’organiser une réunion qui traitera des suites données à la précédente réunion.

La rédaction du compte-rendu.
Nous avons vu l’importance des « suites » d’une réunion : le compte rendu est la suite la plus élémentaire.

Le contenu du compte-rendu :
Il peut avoir diverses formes, selon le point de vue :
- Le compte rendu sténographique des échanges (ou leur résumé) : permet d’évaluer les interventions des personnes, leur nombre et leur contenu. Il rend hommage aux personnes et ne considère pas le groupe comme une réalité vivante. La méconnaissance et le mépris du groupe comme tel éclatent dans ce type de compte-rendu.
- Le compte rendu de la dynamique du groupe au cours de ses débats : il est un compte rendu d’observation ou d’évaluation. Il a un objectif différent qui est de traduire ou d’attirer l’attention sur les processus psychologiques mis en place dans la réunion. Lorsqu’il est utile, il doit être rédigé sans que le contenu apparaisse sinon uniquement en référence à la dynamique.
- Le compte rendu de synthèse sur lequel se fait l’accord du groupe en fin de séance : il est le seul qu’il soit normal de faire. Il met par écrit le résultat du travail DU GROUPE et le groupe doit s’y reconnaître comme dans un miroir. Il présente la synthèse, point par point de l’ordre du jour, et les résolutions finales du groupe. Il met au net la solution du problème débattu ou le texte qui est l’œuvre collective.

 Ni l’un, ni l’autre de ces comptes rendus ne mentionne les personnes, sauf pour les tâches et dans la liste des présents, qui sera placée au début.

Le rédacteur du compte rendu :
Le secrétaire de séance, animateur non responsable : il devient un personnage important, qui, en essayant de résumer les conclusions du groupe, de faire les synthèses partielles, prend un rôle d’animateur sans en avoir la responsabilité officielle. De ce fait, il est gêné dans son rôle de participation. La seule conception logique de son rôle, serait de diviser son temps en deux part inégales ; l’une, la plus longue, où il participe au débat sur le fond, l’autre où, le débat étant provisoirement interrompu pour tout le monde (le groupe étant attentif à la formulation de la pensée collective), il prend, sous la dictée de l’animateur, la synthèse d’un point du débat, et ainsi de suite.
L’animateur est rédacteur du compte rendu : Dans ce cas, on en arrive à reconnaitre que le responsable du contenu du compte rendu est et ne peut être que l’animateur lui-même. Il n’y a donc que deux solutions : ou bien il a un scribe, qui prend les synthèses sous sa dictée, ou bien il rédige lui-même ce qu’il aurait dicté dans les phases de synthèses partielles et au cours de la synthèse finale.




Source : Ce document est un résumé de certains chapitres du livre : « La conduite des réunions, les fondamentaux du travail de groupe », de Roger MUCCHIELLI, aux éditions ESF.